完璧な人はいません。多くのクライアントや長いやることリストをやりくりしているとき、特定のメールが恥ずかしい時間の間、電話で開かれていないままになることがあります。間違いに気づいたら、恥ずかしい思いをしたり、緊張したり、動揺したりするかもしれませんが、謝罪の遅れたメールの返信を通じて関係者と連絡を取り、状況を修正することが重要です。
書面によるコミュニケーションが得意ではなく、このメールの作成に苦労している場合でも、慌てる必要はありません。さまざまな状況に対応する4つの遅延メール応答テンプレートを用意しました。これにより、誠実な謝罪で応答する方法のベースラインを作成し、一緒に前進する計画を立てることができます。
基礎
遅いメール応答を書く理由が何であれ、このメッセージを作成するためのいくつかのすべきこととすべきでないことがあります。
- 専門的なコミュニケーションのすべての適切な要素を覚えておいてください。 このメールの目的は、あなたがまだ働く価値のある専門家であることを謝罪し、証明することです。直接的で具体的な件名を持ち、専門的な敬礼から始め、常に校正し、カジュアルな俗語を避け、専門的な口調を保ち、最後の署名で終わります。応答が遅れると、まとまりがなく、専門家ではないように見えることがあります。その概念を、よく構成された思慮深いメモと戦ってください。 電子通信のすべての専門基準 。
- 非難が必要な場合は非難を受け入れます。 メールが遅れた理由が何であれ、個人的な緊急事態が発生した場合でも、完全に忘れた場合でも、遅れたことを心からお詫びします。その責任を受け入れることは、あなたが自分の仕事に責任を持ち、責任を他の誰かに移すだけではないことを示します。
- オープンで正直であること。 快適に感じる場合は、遅延の理由を共有できます。個人的な詳細に立ち入りすぎないでください。あなたのお母さんが癌と診断されたと言う代わりに、あなたは家族についての悪いニュースを受け取り、この困難な時期に彼らを助けることに夢中になっていると言ってください。誰もが人生で何かが起こるという事実に関係することができます。あまり明かさずにあなたの人生を少し垣間見ることで、彼らはあなたが何を経験しているのかを知ることができ、彼らはあなたがどこから来ているのかをよりよく理解するでしょう。
- 過度に感情的にならないでください。 クライアントに正直であることが重要ですが、それは信頼を育むことができるため、正直とTMIには違いがあります。あなたが何を経験していても、専門家のコミュニケーションはあなたの問題を解決する場所ではありません。応答を洗練された状態に保ち、不要な詳細を削除します。損失を経験したと言えますが、それ以上具体的にはなりません。
- 今後の予定について、次のステップを詳しく説明します。 最も重要なことは、追いついた今、プロジェクトをどのように進めるかについての詳細な計画と連絡を取りながら、この失効にパッチを当てることです。あなたのステップが何であるか、彼らから何が必要か、そしてあなたが取り組んでいるプロジェクトをスピードアップするために両方がどのように協力できるかを彼らに知らせてください。
オープンで正直なコミュニケーションは、ほとんどすべての問題を解決できます。よく書かれたメールは、この専門的な関係を修復するために軌道に戻るのに役立ちます。
遅延メール応答テンプレート
1.応答するのを忘れたとき
私たちは皆、これについて有罪です。あなたはメールを開き、頭の中で返答し、 後で応答するためにメンタルノートを作成します 、そしてあなたは…決して応答しません。あなたが覚えている時までに、あなたはそれらを一週間以上ぶら下げたままにしてきました。
比較対照紙の始め方
では、完全に専門的でなく、まとまりがないように見えないように、どのように応答を作成しますか？
受信者–
今すぐメールを返送して申し訳ありません。私はあなたがそれを送った直後にあなたの電子メールを読み、その夜に返信するつもりでした。すべてが進行しているので、それはシャッフルで失われました、そしてあなたがそのような遅い応答のために私を許してくれることを願っています。
謝罪したら、引き続き彼らのメールに返信することができます。
2.プロジェクトの期限を過ぎた場合
電子メールへの応答が遅いと、期限を逃す可能性があります。この場合、謝罪するだけでなく、クライアントと協力して、両方のニーズに合うように変更されたタイムラインを考え出す必要があります。あなたの側で解決策と提案を提供することは、あなたが問題を解決して適応する準備ができていることを示します。
受信者–
残念ながら、プロジェクトのこの部分はまだ完了しておらず、締め切りに間に合いませんでした。可用性に影響を与える個人的なイベントが発生しました[または]予期しない複雑さのために、タスクのこの特定の部分は、以前にタイムラインで割り当てたよりも時間がかかりました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。私は献身的な努力で、この日までにプロジェクトのこの部分を完了することができると信じています。軌道に乗って次の締め切りに間に合わせるために、プロジェクトを完了するためにこの人を連れてくることをお勧めします。
この間違いを利用して、時間管理スキルを理解し、期限を逃すかどうかを将来予測します。人生が起こり、物事が浮かび上がることもありますが、締め切りに間に合わない前に誰かに延長が必要かもしれないと伝えることができれば、彼らは彼らの側で物事をより迅速にシャッフルできるので、あなたは解決策に一緒に取り組むことができます。
ファンタジー世界の作り方
3.休暇から戻ったとき
数日間不在になるときはいつでも、いつ戻るか、緊急時に連絡する方法、連絡先を詳細に記載した自動応答を設定することをお勧めします。その間、迅速な対応を。ただし、予期せずまたは単に忘れてしまった場合は、受信トレイにある緊急メッセージに応答するための良い方法があります。
受信者–
メールありがとうございます！返信が遅れたことをお詫び申し上げます。私は[この日]から今朝まで個人的な事柄に対応するために不在でしたが、今ではあなたの質問に喜んでお答えします。
クライアントと親密な関係にある場合は、欠席のより具体的な理由を説明できますが、快適に感じるために必要なだけ漠然と滞在することができます。
そのオープニングの後、あなたはあなたのクライアントが必要とするどんな要求された情報でも与えることができます。
4.プロジェクトの条件を履行できなくなった場合
緊急事態が発生します。家族は非常に病気になり、愛する人は亡くなり、あなたは事故に遭い、病院に閉じ込められます。時には、人生が仕事の邪魔になり、あなたが完了すると約束したプロジェクトを完了できないことがあります。
メールへの返信が遅れて、プロジェクトを引き受けることができなくなったことを伝えなければならない場合は、件名を適切に処理し、可能な場合は解決策を提供することが重要です。
状況を説明するために調整できるメールの例を次に示します。
単純な循環フローモデルでは、_________のフローと_________のフローがあります。
受信者–
最近、私は個人的な生活の中で壊滅的な出来事を経験しました。それは私の仕事の能力に大きな影響を与えました。このイベントのため、私はあなたのプロジェクトを適切に完了することができなくなります。近い将来、家族を助けるために休暇を取ることにしました。あなたを完了することはできません。事業。
私の代わりに、私はこの人に仕事を引き継ぐことを強くお勧めします。私はあなたのプロジェクトの詳細を記入し、このメールにコピーしたので、2人はプロジェクトに必要な次のステップについて話し始めることができます。この人はこの分野で豊富な経験を持っており、あなたは彼らと一緒に働くことを本当に楽しんでくれると思います。
コピー あなたが仕事を引き継ぐことを勧めている新しい人 あなたのクライアントがすぐに彼らと働き始めることができるように電子メールで。そうすることで、誰もができるだけ早く中断したプロジェクトを開始できるようになります。
プロジェクトを移行する際に必要な作業量は、行っていた仕事の種類によって大きく異なります。あなたがフリーランスのビデオグラファーであり、イベントをカバーできなくなった場合は、新しいフリーランサーにイベントの詳細とクライアントの期待を通知するだけで、そこから撮影を引き継ぐことができます。あなたがプロジェクトをあなたの会社の別の人に移行する場合、彼らはあなたの仕事の説明と彼らが当分の間引き継ぐクライアントに精通していることを願っています。
あなたの遅い電子メール応答を正直に保つ
応答に数日かかったとしても、関係を救うためにできる最も重要なことは、オープンで正直なコミュニケーションです。人々は誠実さを大切にしており、遅れを真に謝罪することで、間違いを修正する準備ができているという強いメッセージが送られます。
将来的には、短い応答が沈黙よりも優れていることを覚えておいてください。完全な返信を送信する時間がない場合は、メッセージを受け取ったことを知らせる簡単なメールを送信してください。すぐに詳細に話しかけるのを楽しみにしています。次に、電話にリマインダーを設定して、時間があるときに返信するように求めます。それらが忘れられていないことを知っているが、あなたは何か他のものを処理している最中であり、あなたが気にかけているメッセージを送信します。応答を延期しないでください。簡単なメッセージを送信するために少し時間をとることは、違いの世界を作ることができます。
